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Mitarbeiterbefragung – mehr als ein Fragebogen

Mitarbeiterbefragung – Herausforderung und Chance für die HR-Abteilung

Mitarbeiterbefragungen sind eine der am bewusstesten aufgenommenen Befragungen im Bereich der durch Human Ressources (HR) initiierten Umfragen. Je nach Unternehmensgröße und internationaler Ausrichtung der Betriebsteile ist der anfallende Aufwand zur Abbildung der Prozesse und Durchführung nicht zu verachten.

Die Herausforderungen sind vielfältig und die Akzeptanz des Instrumentes Mitarbeiterbefragung hängt stark von den beteiligten Personen / Abteilungen und der Implementierung der Befragung ab.

Fragebogen für Mitarbeiterbefragung – Online oder Paper/Pencil? – nicht entscheidend!

Aus eigener Erfahrung bei der Implementierung von verschiedenen weltweiten Mitarbeiterbefragungen habe ich hier ein paar Punkte zusammengetragen, die Projektleiter bei der Auswahl der verwendeten Tools und der begleitenden Maßnahmen bedenken sollten. Die hier vorgestellten Überlegungen sind lediglich Anregungen, sie sind nicht auf jedes Unternehmen und jede Befragung übertragbar.

Zunächst die Grundregel: Eine Mitarbeiterbefragung macht man nicht nebenbei, es gehört überlegte Vorbereitung, Rückendeckung durch die Unternehmensleitung und der Wille, Maßnahmen im Anschluss an die Befragung zu erarbeiten und auch umzusetzen. Den methodischen Teil schenke ich mir hier, Sie wissen selbst, das Sie beispielsweise bei der Fragenauswahl und -formulierung immer Ihre zuvor gestellte Frage – Was möchte ich von meinen Mitarbeitern wissen? – beachten.

Den Fragebogen erarbeitet man i.d.R. mit einem Berater zusammen, stimmt diesen mit Vorstand und Betriebsrat ab und validiert ihn anhand eines Pretests. Indizes zur Ermittlung des Commitment der Mitarbeiter sind gerade bei größeren Unternehmen beliebt. Greift man hier auf Standardfragen des Beratungsunternehmens zurück, so erhält man zum Teil auch Benchmarkwerte von vergleichbaren Unternehmen, die für die eigenen Positionsbestimmung herangezogen werden kann. Die Vergleichbarkeit und der Mehrwert sind natürlich diskussionswürdig, kennt man ja nicht den Hintergrund der anderen Unternehmen im Benchmark.

Wen Befragen? Und wie?

Werden große Unternehmen zentral über eine Mitarbeiterbefragung befragt, so gibt es schon bei der Datengrundlage die ersten Schwierigkeiten. Unterschiedliche IT-Systeme in verschiedenen Unternehmensteilen und Matrixorganisationen bei denen Mitarbeiter zu 30 Prozent hier und 70 Prozent da beschäftigt sind, wollen erfasst und in der Unternehmenshierarchie abgebildet sein. Sind alle Mitarbeiter “gefunden”, muss auch entschieden werden ob diese kostengünstig über eine Online Mitarbeiterbefragung erreicht werden können oder ob Papierfragebögen bereitgestellt werden müssen.

Bei den Papierfragebögen ist auch im Vorfeld bereits zu klären, welche Sprachvarianten und ggf. Version eines Fragebogens benötigt werden. Nicht selten bieten die Projektleiter solch’ internationaler Mitarbeiterbefragungen nämlich auch spezifische Fragen für einzelne Länder/Unternehmen oder Standorte an.

Beim Aufbau der Struktur und den dort hinterlegten Daten ist auch immer die Auswertung zu beachten. Nur was in der Struktur abgebildet ist, kann auch später im Reporting verwendet werden. Hier besteht die Herausforderung alle Unternehmensteile auf eine einheitliche Berichtsstruktur einzuschwören, um den Prozess möglichst automatisiert und transparent zu halten.

Was haben wir:

  • Unterschiedliche IT-Systeme
  • Eigene Organisationsstruktur für die Befragung
  • Auswertungskonzept
  • Spezifische Fragen für Einzelbereiche
  • Fertig konzipierten Fragebogen
    • Online Fragebögen (Sprachauswahl, Spezifische Fragen über Filter problemlos integrierbar)
    • Papierfragebögen
      • mehrere Sprache(n)
      • Spezifische Fragen
  • In Mitarbeiterbefragungen ist es üblich, dass Mitarbeiter sich den Organisationseinheiten in denen sie beschäftigt sind, selber zuordnen können. Über die ausgegebene Fragebogenversion ist dann lediglich eine Zuordnung zum höchsten Knoten der Organisationsstruktur möglich, sofern der Teilnehmer keine eigene Angabe gemacht hat. Um es dem Mitarbeiter nicht zu schwierig zu machen wird i.d.R. eine genügend große Einheit (Standort, Einzel-Unternehmen) als Fragebogenversion festgelegt.

    Die Logistik ist ein weiterer Punkt der im Vorfeld abgestimmt werden muss. Wohin werden die Papierfragebögen zur weiteren Verteilung geschickt? Wer nimmt diese an und bestätigt dem Projektleiter, dass diese auch verteilt wurden. Nichts ist peinlicher, als wenn ein Teil des Unternehmens nicht befragt wurde, weil “ein Sack Fragebögen” irgendwo hängen geblieben ist. Bei über 100 verschiedenen Standorten ist das schon eine Herausforderung.

    Noch ist kein Fragebogen ausgefüllt – aber schon wird klar, dass einfache Befragungssysteme nur einen kleinen Teil des ganzen Prozesses abbilden können. Zu wenig für eine effiziente und schnelle Durchführung von weltweiten Mitarbeiterbefragungen.

    Erhebungsphase einer Mitarbeiterbefragung

    Fragebogen

    In der Feldphase ist es üblich Rücklaufquoten an einzelne Einheiten weiterzugeben um Transparenz in den Prozess der Mitarbeiterbefragung zu bringen und nebenbei auch den Wettbewerb bei den Rückläufen zu fördern.

    Hierzu fliessen bei kombinierten Papier- und Onlinebefragungen die Rücklaufquoten nach der Erfassung der Papierfragebögen in eine zentrale Rücklaufstatistik zusammen. Idealerweise auch direkt an die Organisationsstruktur gebunden.

    Für den Projektleiter ist hier auch der Logistikprozess wieder von besonderem Interesse. Wie viele Fragebögen sind auf dem Weg zum Scan-Dienstleister, wie viele bereits gescannt, etc. Mit dem Dienstleister sollte vorab geklärt werden, welche Kapazität er an einem Tag abarbeiten kann. “Horten” vor Ort und gesammelt zum Scannen schicken ist zwar logistisch kostengünstiger, für den Gesamtprozess aber eher hinderlich.

    Auswertung und Maßnahmen-Controlling

    Integriert man die Prozesse und bündelt die Informationen in einem zentralen Tool, dann kann man schon wenige Tage nach Abschluss der Befragung die endgültigen Rückläufe kommunizieren, sich für die Beteiligung bedanken und die Auswertungen ankündigen.

    Und nicht nur ankündigen – ein automatisiertes Reporting kann auch über die hinterlegte Organisations- und Auswertungsstruktur direkt Ergebnisberichte erstellen. Ob diese dann sofort an die Berichtsempfänger weitergegeben werden oder als Basis für eine Gesamtauswertung vorausgewertet werden, ist den Projektverantwortlichen vorbehalten.

    Eine zentrale IT-Lösung unterstützt hier ebenfalls, denn auch die Berichte können anhand der Organisationsstruktur und deren Verantwortlichen verteilt werden. Letztlich sind es u.a. auch die Personen, die schon beim Aufbau der Struktur geholfen haben und die Rückläufe im eigenen Bereich kommuniziert haben.

    Und jetzt? – Nimmt man die Mitarbeiterbefragung erst, so beginnen für die Führungskräfte und die HR Abteilung erst jetzt die richtige Arbeit. Aus den Ergebnissen der Befragung lassen sich Handlungsfelder ablesen und diese sind durch geeignete Maßnahmen zu unterstützen. Bis zur nächsten Befragung in einem oder zwei Jahren sollen diese ja auch umgesetzt und deren Erfolg kontrolliert werden.

    Nichts liegt hier näher, als auch die Erfassung dieser Maßnahmen in die IT-Lösung zu integrieren, die Struktur und Verantwortlichen sind ja bereits hinterlegt.

    Große Lösung?

    Viele Anbieter unterstützen die HR Abteilung bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung, vieles kann man aber auch über eigene Systeme und eigenes Personal umsetzen.

    Bei der Entscheidung ob man den Prozess in einer Softwarelösung abbildet oder selber abwickelt, sollte vor allem der Ressourcenaspekt nicht außer acht gelassen werden. HR-Mitarbeiter die sich um die Erfassung von Rückläufen befassen, fehlen bei der Prozessbegleitung, der Ausarbeitung von Folgemaßnahmen und stehen nicht für das Tagesgeschäft zur Verfügung.

    Gerade die Prozesse rund um die Mitarbeiterbefragung sind wichtig für den Erfolg. Einbinden von Mitarbeitervertretern von der Konstruktion bis zur Auswertung, Rückmeldung an die Belegschaft, was mit den Ergebnissen gemacht wird, wie der Datenschutz bei der Erhebung gewährleistet wird, etc.. Auch Flyer und Werbeveranstaltungen für die Mitarbeiterbefragung sind Erfolgsfaktoren wenn es darum geht, das Interesse und die Teilnahmebereitschaft an der Umfrage zu erhöhen.

    Also kaufen?

    Nuja,… lassen Sie sich die Lösungen einmal vorstellen, wenn Sie…

  • Mehrsprachig, Hybrid (Online und Papier) befragen wollen
  • Mehr als 10 Fragebogenversionen entstehen
  • Über 50 Organisationseinheiten verwalten müssen
  • Sie Ihre Struktur nicht (unaufwendig) zentral aufbauen können
  • Ein automatisiertes Reporting gewünscht ist
  • Wenn Sie die Befragung möglichst transparent machen wollen
  • Sie den gesamten Prozess vom Aufbau der Struktur bis zum Follow-Up unterstützen wollen

Fragen beantwortet Ihnen die Redaktion.

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